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專案話題/時間管理 工時砍一半

chrome 發表於: 2009-9-05 09:57 來源: ADJ網路控股集團


執行專案的時候,若是進度延誤的話,整個專案可能會失控。
 
  我的學生小翁正負責規劃一個展覽專案,但因檔期關係,被告知要提前展出,所以面臨到要縮短專案規畫時間,整個計畫大亂,預算、品質、進度出現問題,他打越洋電話緊急問我怎麼辦?我告訴他可以大膽將企畫時間(工時)砍一半,專案就可以順利執行!

他大呼驚訝地說:「這時間是專業人員估計出來,砍了之後做得到嗎?」我回答:「當然做得到!只是你要聽我的建議,並且努力謹慎的執行。」以下就是我對他的建議。


我告訴他,規劃專案的進度,首先要知道所有的工作內容,也就是要將所有的活動步驟列為清單,然後找出工作之間的關係排序。有三種工作順序,必須確認清楚。


首先,確認工作之間的「強制順序」關係,譬如產品先研發後才能生產;而展覽活動則先確認展覽地點之後,才能進行場地設計、招商等接續活動。


其次,找出專案活動之間的「自由順序」關係,也就是可以自由決定開始時間或是同時開展,不會影響到後續活動,例如宣傳工作與場地部署就可以同時執行。


最後,找出「外部相依」關係,也就是專案活動與外部活動有相依關係,例如申請展覽場地,要通過相關審查,而審查時間的長短,專案團隊無法控制。


找出「強制順序」、「自由順序」和「外部相依」這三種關係,就可以進行活動的排序。在專案工作排序上,許多專業的專案管理軟體都可以輕鬆協助處理,但了解每個活動順序後,活動的時間如何估算?


活動工時,大部分的專案負責人都是找專家諮詢,或是用過去的經驗推估,推算出一個時間,或是正常、悲觀、樂觀三個時間方式,但是在推算過程中,專案負責人通常都會將每個活動時間高估一點,因為怕做不完,然後專案經理把每個負責人時間加總後,往往也再加上自己的安全時間,然後報給高層,所以專案估計的時間,往往都可以壓縮,甚至縮短一半。


砍掉一半時間之後,要注意到專案團隊的工作態度,特別是兩個現象。一是「提早完成不報告」,一個工作估計五天完成,專案成員作了三天就完成,他通常不會主動報告,反而會東摸西摸,撐到第五天,才回報完成。二是「學生症候群」,也就是臨時抱佛腳,一個工作估計五天完成,專案成員會想,還有五天,到了第三天才開始做就可以,所以常常造成專案的急迫。


所以我告訴小翁,縮短工時後,必須召集團隊成員,明確告訴他們,每個活動都刪減一半工時,沒有安全時間,完工立刻報告,否則處分,小心地處理,專案就可以妥善完成。